À qui peut-on envoyer des mails et à quelles conditions ?
📩 Ça dépend du contenu du mail !
Les règles d'envoi de mails dépendent du type de contenu. La CNIL en identifie trois :
- Les mails transactionnels : ce sont des mails nécessaires à l'exécution d'un service demandé par le client. Exemples : rappels de rendez-vous, confirmation de commande, factures ou alertes de connexion à son compte si le client peut se connecter à son dossier via Internet...
- Les mails relationnels : ils servent au suivi de la relation client sans but promotionnel direct. Exemples : rappels de vaccins, conseils pour l'utilisation d'un produit, suivi après une consultation...
- Les mails de prospection commerciale (marketing) : ce sont des messages de promotion directe ou indirecte de services de la clinique. Attention, la communication du vétérinaire ne doit jamais être strictement commerciale, le code de déontologie l'interdit. Mais il est possible de communiquer sur ses services, son équipe, ses spécialités...
👥 Ça dépend de la personne à qui le mail est envoyé !
En effet, dans le cadre d'un établissement de soins vétérinaires et selon les recommandations de la CNIL, il faut distinguer trois types de cibles.
✅ Les clients ayant effectué une consultation ou un achat depuis moins de 3 ans
Ces personnes sont considérées comme clients "actifs".
- Mails transactionnels : ils sont nécessaires au service demandé par le client, ils peuvent être envoyés sans consentement explicite du client.
- Mails relationnels : aucun consentement explicite n'est non plus nécessaire, mais à quelques conditions :
- Les offres doivent concerner des produits ou services similaires à ceux déjà fournis par la clinique.
- Le client doit avoir été informé de cette utilisation de ses données lors de leur collecte.
- Le client doit pouvoir s'y opposer facilement (système d'opt-out) à tout moment, notamment via un lien inclus dans chaque mail.
- Mails de prospection : ils ne peuvent être envoyés que si le client a donné son accord, qu'il a été informé de cette utilisation de ses données lors de leur collecte, et qu'il puisse s'y opposer facilement (système d'opt-out) à tout moment, notamment via un lien dans chaque mail.
✅ Les clients qui n'ont pas été vus ou n'ont pas fait d'achat depuis 3 ans ou plus
On parle alors de clients "inactifs". Il n'y a évidemment pas de mails transactionnels à leur envoyer. Tous les mails qui leur sont envoyés sont considérés comme des mails de prospection commerciale.
- Il est indispensable d'obtenir préalablement un consentement valide.
- Le client doit avoir été informé de cette utilisation de ses données lors de leur collecte.
- Le client doit pouvoir s'y opposer facilement (système d'opt-out) à tout moment, notamment via un lien inclus dans chaque mail.
Clients inactifs et suppression des données
La CNIL invite d'une manière générale à supprimer les données des clients inactifs, c'est-à-dire au bout de 3 ans, mais elle précise aussi que la durée de conservation ne doit pas excéder celle nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées. Dans le cas d'un établissement de soins vétérinaires, il n'est guère envisageable de supprimer les dossiers des clients qui ne sont pas venus depuis 3 ans. Concernant les données médicales d'un animal, il est justifié par la finalité de traitement (le suivi médical d'un patient) de conserver ces données tant que l'animal est vivant, ou que son propriétaire en fasse la demande.
Mais la conservation des données dans un but de mémoire médicale n'autorise pas à envoyer des mails de prospection à ces clients inactifs, sauf à en avoir reçu l'autorisation explicite.
✅ Les personnes qui n'ont jamais été clientes
On parle alors de prospects. La publicité, et donc la prospection, sont autorisées (sous condition définie par le Code de Déontologie). L'envoi de mails à des particuliers qui ne sont pas encore clients repose sur le principe du consentement préalable.
- La personne doit avoir accepté de manière libre, spécifique et éclairée de recevoir des messages de la clinique.
- La personne doit pouvoir s'y opposer facilement (système d'opt-out) à tout moment, notamment via un lien inclus dans chaque mail.
✍️ Le recueil du consentement
On le voit, hormis pour les clients dans le cadre d'une consultation ou d'un achat récent, l'envoi de mails nécessite d'avoir recueilli le consentement de la personne. Ce consentement doit être libre et éclairé. Bien informer la personne sur quelles données on lui demande et à quoi elles serviront est fondamental. Il faut également préciser au moment du recueil de la donnée (par exemple son adresse mail) comment la personne pourra exercer ses droits (opposition à l'envoi, effacement...).
Définition de l'opt-in et de l'opt-out
- L'opt-in : c'est le consentement actif. La personne doit effectuer une action positive (comme cocher une case vide, ou signer un formulaire) pour accepter de recevoir des communications.
- L'opt-out : c'est le droit d'opposition. La personne reçoit la communication mais doit pouvoir signifier qu'elle ne souhaite plus en recevoir. Cela se fait classiquement par un lien inclus dans le mail, ou via son profil si la personne peut disposer d'un espace personnel sur le site de la clinique.
Comment recueillir le consentement ?
Ce n'est pas simple : il faut non seulement recueillir le consentement, mais aussi pouvoir en faire la preuve si nécessaire.
- Si la clinique dispose d'un site Internet, le mieux est de proposer de s'inscrire en ligne. C'est l'utilisateur lui-même qui créera son compte, donnera son adresse mail, et le site sera conçu pour l'informer sur les objectifs de communication et sur l'exercice de ses droits. De plus, le site gardera une trace de la connexion (adresse IP) qui pourra servir de preuve si nécessaire. En général, le consentement est obtenu lorsque l'utilisateur coche une case "J'accepte de recevoir des informations par mail de la part de la clinique". Mais attention, cette case ne doit pas être cochée d'avance !
- Au comptoir, la seule solution pour pouvoir prouver que la personne a accepté de recevoir des emails de la part de la clinique, c'est de lui faire signer un formulaire (et d'en conserver un double). Cette proposition peut être incluse dans un document plus général, comme les conditions générales de fonctionnement, les contrats de soins, des enquêtes de qualité..., mais jamais cochée d'avance.
Pour en savoir plus sur le RGPD, le recueil du consentement et les droits des personnes, n'hésitez pas à consulter le guide "Le Règlement général de protection des données (RGPD) : application à la clinique vétérinaire" édité par le Groupe d'Étude et de Recherche en Management de l'AFVAC.
La nouveauté du "double opt-in" et ses conséquences
Jusqu'à présent, la plupart des expéditeurs de mails se contentaient de ce simple consentement (Oui, j'accepte de recevoir des mails de la part de la clinique, ou encore "Je coche cette case et je m'abonne à la newsletter de la clinique"). Mais la CNIL a durci les règles à compter du 14 avril dernier.
Il faut dire que la plupart des solutions utilisées pour gérer ces mails ne se contentent pas de les envoyer. Elles suivent également le taux d'ouverture et les clics sur les liens, et ce individu par individu, selon un mécanisme appelé pixel de suivi. La CNIL estime que si un tel système de suivi est mis en place, le destinataire de la communication doit avoir donné un double consentement :
- Le consentement pour recevoir le mail
- Le consentement pour que ses actions sur le mail soient exploitées.
Désormais, pour pouvoir suivre individuellement si un client ouvre un mail (taux d'ouverture personnalisé), un consentement spécifique est donc requis, en plus de celui de l'envoi du mail lui-même !
À noter que pour les adresses collectées avant le 14 avril, une période de tolérance de 3 mois permet d'informer simplement les personnes et de leur offrir un droit d'opposition.
💡 Les points à respecter en pratique
1. Utiliser un logiciel conforme au RGPD
Il existe de nombreuses offres de sites en ligne pour créer et envoyer des emails en masse. Cependant,attention à bien vérifier que ces sites respectent le RGPD.
Nos conseils :
- Préférez une solution qui stocke vos données en Europe
- Assurez-vous que la solution les sécurise (parcourez sa politique de protection des données)
- Si vous n'avez pas besoin d'un suivi individu par individu, choisissez une solution qui vous offre des statistiques anonymisées. Vous n'aurez pas besoin de récolter le consentement pour le suivi (seulement celui pour l'envoi des mails) et vous aurez quand même les statistiques globales (taux d'ouverture, nombre de clics sur les liens...).
2. Savoir recueillir le consentement
- Utiliser des formulaires avec des cases à cocher non pré-cochées, que ce soit à l'accueil ou en ligne.
- Adapter le langage : utiliser des termes clairs et simples pour apporter l'information sur l'objectif de recueil des données et l'exercice des droits des personnes.
3. Toujours mettre un lien de désinscription
A chaque fois que vous envoyez un mail commercial ou relationnel, qu'il soit sous format de newsletter ou de simple message, assurez-vous qu'il comporte bien un lien de désinscription fonctionnel. La prise en compte de la désinscription doit être immédiate et durable.
4. Mettre un lien de "double opt-out" (ou retrait spécifique) si on désire un suivi personnalisé
Si vous utilisez des outils pour savoir précisément quel client a ouvert quel mail, vous devez avoir obtenu son consentement préalable spécifique pour ce suivi. Il est recommandé de proposer dans le mail un lien permettant de retirer ce consentement au suivi (en plus du lien de désinscription) de manière aussi simple que pour le donner.
Si le client retire son consentement au suivi mais ne se désinscrit pas, vous pouvez continuer à lui envoyer des mails, mais vous ne devez plus enregistrer ses comportements d'ouverture individuels.























